Rätt inredning gör kontorsjobbet bättre

Enkäter med anställda som sitter i kontorslandskap pekar på att buller och bakgrundsljud stör trivseln och är den viktigaste orsaken till missnöje i jobbet. Folk belastas såväl fysiskt som psykiskt.
- Allra först nämns saker som hänger samman med akustiken - oljud och att inte kunna föra förtroliga samtal, säger psykolog Annu Haapakangas vid Arbetshälsoinstitutet i Helsingfors.
- Om det inte finns arbetsro upplever man heller inte att arbetsplatsen är bra.

Slutrapport

De senaste åren har institutet tillsammans med Aalto-universitetet, Åbo universitet och Satakunta yrkeshögskola med stöd av Tekes och femton företag forskat i hur kontorslandskapen kan göras mer användarvänliga. AIN har tidigare berättat om den nydanande forskningen kring öppna kontor. Slutrapporten presenterades i början av september och resultaten överskrider förväntningarna enligt senior forskare Valtteri Hongisto, som lett utvecklingsprojektet TOTI.
- När man gör en bra fysikalisk förändring kan man också förändra hur nöjda folk är i jobbet.
Genom att göra om kontor och fråga användarna före och efter om hur olägenheterna upplevs har forskarna i nästan laboratorieliknande förhållanden kunnat utvärdera effekterna av olika åtgärder. Erfarenheterna har utmynnat i praktiska anvisningar för hur användarvänliga kontorslokaler kan utvecklas med rätt små medel.

Praktiska råd

Tyngdpunkten ligger på akustik, ventilation och belysning. Följande råd kan underlätta arbetet med att genomföra en arbetsmiljöförändring:

1. Ställ upp specifika mål för förändringen.
2. Bilda ett kontorsutrymmesteam.
3. Dra igång en process för förändringsledning.
4. Profilera användarna och identifiera arbetsprocesserna.
5. Skapa en helhetsbild av det fysiska och virtuella (internetbaserade) arbetsutrymmet.
6. Notera vilka signaler arbetsmiljön ger personalen och utomstående besökare.
7. Informera och engagera användarna.
8. Lär er nya sätt att använda och ta hand om lokalen.

Alla ska vara med

Forskarna har lanserat begreppet multifunktionskontor, ett nytt och flexibelt utrymmeskoncept som skapats för att svara mot kunskapsarbetets krav. Utgångspunkten är att definiera vad lokalerna ska användas till.
- De som använder lokalen, dvs. personalen, bör tas med i planeringen och informeras om varför förändringen genomförs och vad man vill uppnå med den, säger Hongisto.

Användarna har delats in i fyra kategorier enligt hur mobila de är, allt från ”ankaret” som för det mesta sitter vid skrivbordet till ”navigatören” som arbetar i internationella nätverk och bara besöker kontoret någon per månad. Dessa personer har olika behov som bör beaktas i planeringen av olika utrymmen: ibland behövs zoner för öppen interaktion, andra gånger zoner för intensivt projektsamarbete eller individuellt arbete utan störande moment.

Tidigare har forskarna kunnat påvisa att buller är den största olägenheten i kontorslandskap. Nu visar de också att bristande arbetsro inverkar på arbetsprestationen och personalens välbefinnande.