Videomöten – från komplement till nödvändighet

Kravet på omställning krävde ett snabbt agerande efter att vårens restriktioner från de nordiska regeringarna mer eller mindre över en natt var en realitet. De inskränkte både antalet deltagare vid sammankomster och rörligheten över de nordiska gränserna. 

Arbeidsliv i Norden har talat med tre personer som alla har praktiserat videomöten med deltagare från mer än ett nordiskt land. Först ut är Yasemin Arhan-Modéer, vd för Altitude Meetings, ett malmöbaserat företag specialiserat på möten och konferenser från innehåll till genomförande.

- Verksamheterna gick från att använda de digitala mötena som möjligt komplement till att bli en nödvändighet. Alla var inte beredda på att ett videomöte måste göras annorlunda än ett möte där deltagarna träffas i samma rum, säger hon.

Utökad planering

Hennes verksamhet jobbar ofta över gränserna, både med andra nordiska aktörer men även i Europa och i resten av världen Där har videomötena slagit väl ut.

- Här som i andra mötessammanhang ser vi inga barriärer utan försöker peka på fördelarna med det digitala. Initialt kräver videomöten samma planering som fysiska sammankomster och det oavsett hur många personer som ska delta.

Mötet ska alltså även här ha ett tydligt syfte med en realistisk tidsplan samt en inbjudan och en agenda som är välformulerade. Vid ett digitalt möte måste även tekniken vara på plats samt medvetenheten om hur var och en tar sig ut när kameran går.

- Det handlar det om att strukturera upp användandet av platsen på liknande sätt som vi tänker kring dålig luft och belysning när det gäller fysiska möten. Vi vill slippa bli distraherade av barnteckningar på kylskåpsdörren eller endast få en bild på pannan på en person, som kanske inte är lika skärmvan som de som gjort egna videoklipp sedan barnsben, säger Yasemin Arhan Modéer.

Dessutom. Om syftet med videomötet ska uppnås är det också angeläget att fördela och klarlägga rollerna bland deltagarna. Som till exempel vem som har hand om det tekniska, för att undvika onödig inblandning. 

Respons och interakltivitet

Att moderera inför en kamera är något annat än att under mötets gång ha en publik framför sig. Valet av moderator kan därför vara avgörande för resultatet av videomötet, konstaterar Yasemin Arhan Modéer.

- Är moderatorn van vid att få respons från en fysisk närvarande deltagare kan det bli problem när kanske 90 procent av dem är osynliga. Därför kräver ett videomöte en moderator som kan hantera den digitala verkligheten. 

Med modern tekniken finns möjligheter till såväl respons som interaktivitet. Yasemin Arhan Modéer nämner Jamboard, en digital whiteboard med gula lappar där deltagarna kan skissa på idéer, spara dem i ett moln och på så sätt gör dem tillgängliga från alla enheter. 

- När alla har tillgång till kluddandet och själva kan själv flytta på en lapp blir processen mer inkluderade, säger Yasemin Arhan Modéer, och tillägger att valet av processledare kan göra all skillnad i en aktivitet som denna.

En annan möjlighet är att erbjuda en chatt där deltagarna skriftligt kan uttrycka en åsikt i stället för att framföra den muntligt. Chatten gör det också möjligt att finna just den med samma intresse som en själv eller att få svar på en specifik fråga. 

- Många vågar skriva saker som de aldrig skulle ha sagt under ett fysiskt möte. De kan tycka det är jobbigt att prata inför andra, men här behöver de inte känna sig uttittade, säger Yasemin Arhan Modéer.

Lägre trösklar skapar vinster

Tids- och miljövinster som videomötena skapar när deltagarna inte behöver transportera sig från ett ställe till ett annat för att delta har blivit uppenbara. Yasemin Arhan Modéer ser ytterligare en fördel med mer frekventa videomöten.

 - Jag tror att vi börjar värdesätta den gemensamma fysiska arbetsplatsen högre. När alla samlas kan verksamheten bygga och förstärka teamkänslan, den som är så väldigt viktig för samhörigheten, säger hon.

Ett annat plus är den inkludering som kan uppstå när det fysiska mötet ersätts med ett digitalt, säger Yasemin Arhan Modéer och berättar om ”Istället för Almedalen” som hennes verksamhet skapade när årets politikervecka i Visby ställdes in.

- Helt plötsligt deltar de människor som du pratar om, alltså även de som inte har råd att resa till Gotland.

Risk att bli utbränd

Men Yasemin Arhan Modéer vill också varna för att bjuda in en och samma person till alltför många videomöten under en och samma dag.

 - Vi har nu fått se dem som sitter i sju, åtta möten per dag, utan mellanrum eller fika, och som blivit utbrända av det, säger Yasemin Arhan Modéer.

Detsamma har Christian Tangkjær noterat. Han är partner hos Mobilize-Nordic Consulting, som är nischade mot kunskapsintensiva organisationer, och även extern lärare på CBS i Köpenhamn.

- Videomöten blev i våras ett experiment för många, något som vi inte provat förut. Här i Danmark vet jag att flera personer gick direkt från ett långt videomöte till ett annat under arbetsdagen, utan att byta lokal och få den mentala omställningen som det ger, för att sedan sitta och jobba under kvällen.

Nu i höst tycker sig Christian Tangkjær se att attityden har förändrats. För samtidigt som alltfler känner sig trygga i hur det tekniska fungerar och snabbt kan ta ett möte online har insikten om ledtider ökat. 

- På ett videomöte får vi direkt substans utan någon inledande socialisation och jag tror att alltfler insett att det krävs pauser mellan mötena, säger han.

Hastiga omställningar kräver flexibilitet

Till denna intervju har Christian Tangkjær med sig ett färskt och konkret exempel där flexibiliteten hos hans konsultverksamhet sattes på prov. Tillsammans med en kollega skulle han hålla ett endagsseminarium där alla deltagarna skulle samlas på Fyn, men någon dag innan beslutade danska regeringen om nya restriktioner, berättar han.

 - Vi hade planerat att deltagarna skulle få diskutera med varandra i grupper och det fungerade faktiskt fint även digitalt med Zooms Breakout Rooms-funktion, en form vi tidigare provat, men genom erfarenheter blivit ännu bättre på. Efter gruppsessionerna blev återsamlingen i plenum jättebra. 

Uppbrutna gränser

För ett nordiskt företag som Mobilize-Nordic Consulting har coronapandemin liksom för många andra företag verksamma i mer än ett land varit särskilt utmanande. Men Christian Tangkjær upplever att de digitala mötena har knutit de nordiska länderna samman, det har blivit lättare att träffas oftare. En uppfattning han även stött på bland verksamhetens kunder. 

- En forskare sa att vi har intensifierat vårt samarbete tvärs över nationsgränserna i och med pandemin. Och kanske är det så att den har gjort världen mindre och kommunikationen snabbare. I alla fall tänker vi hålla fast vid de goda erfarenheterna vi gjort av våra digitala möten, säger Christian Tangkjær.

Dansk-svenska workshops får vänta

Interreg-projektet Fördomsfönster Öresund vill ”öka antalet gränspendlare i Öresundsregionen genom att 50 utrikesfödda eller andra generationens svenskar får anställning i Danmark”. Under våren har drygt 100 intervjuer med danska och svenska arbetsgivare problemfritt genomförts digitalt. Däremot har projektets workshops fått ställas på vänt på grund av coronapandemin och danska inreserestriktioner eftersom deltagarna i programmet är utrikesfödda och att alla av dem inte är svenska medborgare.

- Det är i det personliga mötet som våra kandidater blir stärkta i tron på sig själva. I våra workshops delar vi fakta och praktisk information, men viktigast av allt är övningarna där deltagarna kan reflektera över attityder och fördomar. En del av detta går att göra digitalt, men då kommer allt inte fram. 

Det säger Magdalena Nour. Hon är ytterst ansvarig för Fördomsfönster Öresund och även vd för svenska Mine – Mentorship, Inspiration, Networking och Education – som tillsammans med Lunds universitet, Öresundsinstituttet och Föreningen Norden driver projektet där Interreg Öresund-Skagerack-Kattegatt står för 50 procent av finansieringen.

 - Vi hoppas kunna genomföra en av våra workshops i december och ytterligare två till våren, säger Magdalena Nour. Kanske blir vi i slutändan tvungna att genomföra dem digitalt, men än så länge skjuter vi på det.

 När projektgruppen nu fortsätter analysera vilka farhågor arbetsgivare på båda sidorna av Öresund kan ha mot att anställa utrikesfödda – är där något markant som skiljer dem åt? – sker arbetsmötena framför var och ens skärm. Även dessa träffar fungerar väl, säger Magdalena Nour.

 - Vi är en etablerad grupp som har träffats under två år och har inga problem med digitala möten. Snarare är det så att alla har kunnat delta när det inte krävts att vi skulle vara på ett och samma ställe, så jag måste säga att det har varit superpositivt att kunna öka tillgängligheten.

Nya anställningar - trots stängd gräns

Trots Covid-19 och restriktionerna som följt i dess spår har 50 akademiker bosatta i Malmö och deltagare i Interreg-projektet fått jobb. Vissa av dem på danska sidan, andra på svenska, berättar Magdalena Nour. 

- De kandidater som hade en dokumenterad bokad intervju i Danmark släpptes in i landet, men vem som varit på fysisk intervju och vem som haft digitala intervjuer vet vi inte. Här har danska arbetsgivare gjort sina egna val. De kan vara mycket pragmatiska, säger Magdalena Nour.